Fideira

Accordo sul trattamento dei dati personali (art. 28 GDPR)

Versione 2.0 — in vigore dal [DATA DI PUBBLICAZIONE]

Bozza tecnica da validare con un legale prima della pubblicazione.

Allegato alle Condizioni generali di servizio per i saloni (documento Condizioni per i saloni), di cui forma parte integrante. Si accetta insieme alle Condizioni (codice salon-terms-2.0).


Parti

Premesse

A. Il Titolare usa il servizio Fideira per gestire il proprio programma fedeltà e le comunicazioni con i propri clienti. B. Per erogare il servizio Fideira tratta dati personali per conto del Titolare. C. Con il presente accordo (l'"Accordo") le parti regolano tale trattamento ai sensi dell'art. 28, paragrafi 3 e 4, del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 ("Codice privacy").

Art. 1 — Definizioni

1.1. I termini "dato personale", "trattamento", "titolare", "responsabile", "sub-responsabile", "interessato", "violazione dei dati personali" hanno il significato dell'art. 4 GDPR. I termini con l'iniziale maiuscola non definiti qui hanno il significato attribuito nelle Condizioni.

1.2. "Sub-responsabile": il fornitore di cui Fideira si avvale per svolgere attività di trattamento per conto del Titolare (art. 28.4 GDPR).

Art. 2 — Oggetto e ambito

2.1. Fideira tratta i dati personali per conto del Titolare solo nella misura necessaria a erogare il Servizio. Natura, finalità, categorie di interessati e di dati e durata del trattamento sono descritte nell'Allegato A.

2.2. In caso di contrasto tra l'Accordo e le Condizioni in materia di protezione dei dati prevale l'Accordo.

Art. 3 — Ruoli e trattamenti esclusi

3.1. Il Titolare determina le finalità e i mezzi essenziali dei trattamenti descritti nell'Allegato A: se offrire i messaggi automatici e lo sconto di compleanno, se e a chi inviare una promozione, quali premi e punti riconoscere, quali clienti registrare senza app.

3.2. Non rientrano nell'Accordo i trattamenti di cui Fideira è titolare autonomo, tra cui: a) gli account dell'App e del Sito, l'autenticazione e la conferma dell'email; b) le comunicazioni di servizio (codici di accesso, richiesta accettata, iscrizione al salone, esiti della moderazione); c) la sicurezza e la prevenzione degli abusi (limiti di frequenza, codici QR firmati, log tecnici); d) la moderazione dei contenuti (foto profilo, logo, copertina, testi delle promozioni), anche ai sensi del Regolamento (UE) 2022/2065; e) la prova dei consensi e delle accettazioni; f) l'assistenza e la gestione delle richieste di esercizio dei diritti rivolte a Fideira come titolare; g) l'abbonamento del Salone, i pagamenti tramite Stripe, la fatturazione e gli altri obblighi di legge; h) il marketing di Fideira verso i titolari dei saloni, previo consenso.

3.3. I dati che il cliente con app fornisce a Fideira nel proprio account (ad esempio nome, email, recapiti per le notifiche) restano trattati da Fideira come titolare per le finalità del punto 3.2; Fideira li usa per conto del Titolare solo quando servono al programma fedeltà o agli invii del Titolare.

3.4. Consensi. Fideira, per conto del Titolare, raccoglie attraverso l'App le scelte dei clienti sui consensi relativi al Titolare ("Offerte e auguri" e "Messaggi in base alle tue visite"), le registra e le applica agli invii. Fideira conserva inoltre il registro degli eventi di consenso anche come titolare autonomo, per dimostrare il corretto funzionamento della piattaforma e per la propria difesa. Su richiesta, Fideira fornisce al Titolare le evidenze dei consensi dei suoi clienti.

Art. 4 — Obblighi del Titolare

4.1. Il Titolare garantisce che: a) i trattamenti affidati a Fideira hanno un'idonea base giuridica e rispettano il GDPR e il Codice privacy; b) fornisce l'informativa agli interessati di cui è titolare che non la ricevono tramite l'App, in particolare ai clienti senza app (modello Informativa per i clienti senza app), e ne conserva prova; c) non inserisce nel Servizio categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR); d) le proprie istruzioni sono lecite; e) rispetta gli obblighi dell'art. 11 delle Condizioni.

Art. 5 — Istruzioni documentate

5.1. Fideira tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del Titolare, anche in caso di trasferimento verso un paese terzo, salvo che lo richieda il diritto dell'Unione o dello Stato membro cui Fideira è soggetta; in tal caso Fideira ne informa il Titolare prima del trattamento, salvo che il diritto vieti tale informazione per rilevanti motivi di interesse pubblico (art. 28.3.a GDPR).

5.2. Costituiscono istruzioni documentate del Titolare: a) le Condizioni e il presente Accordo; b) le impostazioni e le operazioni effettuate dal Titolare nel Servizio (ad esempio attivazione dei messaggi automatici e dello sconto di compleanno, invio di promozioni e scelta dei destinatari, registrazione di spese, punti, premi, voucher e clienti senza app, rimozione di clienti); c) l'esecuzione delle richieste che i clienti con app presentano in autonomia dall'App (accesso, portabilità, rettifica, revoca dei consensi, cancellazione dell'account, smettere di seguire il salone); d) l'istruzione di anonimizzazione e aggregazione dell'art. 5.5; e) le ulteriori istruzioni scritte concordate tra le parti.

5.3. Fideira informa immediatamente il Titolare se, a suo parere, un'istruzione viola il GDPR o altre disposizioni in materia di protezione dei dati, e può sospenderne l'esecuzione finché il Titolare non la conferma o la modifica (art. 28.3, ultimo comma, GDPR).

5.4. Fideira non tratta i dati affidati dal Titolare per finalità proprie né li comunica ad altri saloni o a terzi, salvo quanto previsto dall'Accordo, in particolare dagli artt. 5.5-5.7, o imposto dalla legge.

5.5. Statistiche aggregate e anonime. Il Titolare istruisce Fideira ad anonimizzare e aggregare i dati del proprio Programma fedeltà, insieme a quelli degli altri saloni, per ricavarne statistiche che non permettono di identificare né i clienti né il Titolare (le "Statistiche anonime"). Fideira esegue l'anonimizzazione con le garanzie dell'Allegato C.9; in particolare: a) usa solo i dati elencati nell'Allegato C.9 e mai nome, cognome, email, telefono, foto, testi dei messaggi o identificativi; b) esclude i clienti che risultano minorenni dalla data di nascita, i clienti che si sono opposti e le categorie di servizio che possono rivelare dati sulla salute; c) calcola ogni valore su almeno 10 saloni e 50 clienti distinti e non estrae dati riferiti a singoli clienti; d) non rende riconoscibile il Titolare a terzi senza il suo consenso scritto.

5.6. Le Statistiche anonime non sono dati personali (considerando 26 GDPR). Fideira può usarle per offrire ai saloni confronti con attività simili, per migliorare e sviluppare il Servizio e per produrre ricerche e report di settore, anche pubblicati o forniti a terzi e anche a titolo oneroso. Le Statistiche anonime restano disponibili a Fideira anche dopo la cessazione dell'Accordo e la cancellazione dei dati da cui sono state ricavate. Fideira non usa le Statistiche anonime per contattare, selezionare o indirizzare pubblicità a singoli clienti.

5.7. Se l'anonimizzazione fosse considerata un trattamento per finalità proprie di Fideira, Fideira la svolge come titolare autonomo, sulla base del proprio legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR), informandone i clienti nella propria informativa e garantendo il loro diritto di opposizione. Restano in ogni caso ferme le garanzie dell'art. 5.5 e dell'Allegato C.9.

Art. 6 — Riservatezza delle persone autorizzate

6.1. Fideira garantisce che le persone autorizzate al trattamento si sono impegnate alla riservatezza o hanno un adeguato obbligo legale di riservatezza (art. 28.3.b GDPR), ricevono istruzioni adeguate e accedono ai dati solo nella misura necessaria ai propri compiti.

Art. 7 — Sicurezza

7.1. Fideira adotta le misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, descritte nell'Allegato C, e le aggiorna in base all'evoluzione tecnica e ai rischi, senza ridurre il livello complessivo di protezione.

Art. 8 — Sub-responsabili

8.1. Il Titolare concede a Fideira un'autorizzazione scritta generale a ricorrere a sub-responsabili. I sub-responsabili in uso alla data dell'Accordo sono elencati nell'Allegato B, che il Titolare dichiara di approvare.

8.2. Fideira informa il Titolare, all'email dell'Account e con almeno 30 giorni di anticipo, di ogni modifica prevista riguardante l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili, dandogli la possibilità di opporsi.

8.3. Il Titolare può opporsi per iscritto, entro il termine di preavviso, per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati. Le parti cercano in buona fede una soluzione; in mancanza, il Titolare può recedere dal contratto senza penali prima che la modifica abbia effetto, con rimborso della quota del corrispettivo relativa al periodo pagato e non goduto.

8.4. Fideira impone a ciascun sub-responsabile, per contratto, obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a quelli dell'Accordo, in particolare garanzie sufficienti sulle misure tecniche e organizzative (art. 28.4 GDPR). Fideira resta pienamente responsabile verso il Titolare dell'adempimento degli obblighi dei sub-responsabili.

Art. 9 — Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo

9.1. Alcuni sub-responsabili hanno sede o trattano dati negli Stati Uniti. Fideira trasferisce i dati fuori dallo SEE solo in presenza di una delle garanzie del Capo V GDPR indicate per ciascun fornitore nell'Allegato B: a) decisione di adeguatezza della Commissione europea, inclusa la decisione del 10 luglio 2023 sull'EU-U.S. Data Privacy Framework, per i fornitori certificati; b) clausole contrattuali tipo adottate con decisione di esecuzione (UE) 2021/914, con le eventuali misure supplementari individuate a seguito della valutazione dell'impatto del trasferimento.

9.2. Fideira tiene a disposizione del Titolare, su richiesta, la documentazione relativa alle garanzie adottate.

Art. 10 — Assistenza per i diritti degli interessati

10.1. Tenendo conto della natura del trattamento, Fideira assiste il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura possibile, per dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli artt. 15-22 GDPR (art. 28.3.e GDPR).

10.2. In particolare: a) l'App offre ai clienti con app strumenti self-service per accesso e portabilità (file JSON scaricabile), rettifica, revoca dei consensi e cancellazione dell'account, che Fideira esegue anche per i dati del Titolare (art. 5.2.c); b) il Titolare può modificare o rimuovere dal Servizio i dati dei propri clienti, compresi i clienti senza app; c) se Fideira riceve una richiesta che riguarda trattamenti di cui il Titolare è titolare, la inoltra al Titolare senza ingiustificato ritardo e non vi risponde nel merito, salvo istruzione del Titolare o quando si tratta di strumenti self-service; d) su richiesta, Fideira fornisce al Titolare gli estratti dei dati necessari a rispondere.

Art. 11 — Assistenza per gli artt. 32-36 GDPR

11.1. Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione, Fideira assiste il Titolare nel garantire il rispetto degli obblighi di sicurezza (art. 32), di notifica e comunicazione delle violazioni (artt. 33 e 34), di valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e di consultazione preventiva (artt. 35 e 36), fornendo in particolare le informazioni sul Servizio, sulle misure di sicurezza e sui sub-responsabili (art. 28.3.f GDPR).

Art. 12 — Violazioni dei dati personali

12.1. Fideira notifica al Titolare ogni violazione dei dati personali trattati per suo conto senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dal momento in cui ne è venuta a conoscenza, affinché il Titolare possa rispettare il termine di 72 ore dell'art. 33 GDPR.

12.2. La notifica è inviata all'email dell'Account e contiene, nella misura in cui sono disponibili: la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolti; il punto di contatto presso Fideira; le probabili conseguenze; le misure adottate o proposte per porvi rimedio e attenuarne gli effetti. Le informazioni non disponibili subito sono fornite in fasi successive, senza ulteriore ingiustificato ritardo.

12.3. Fideira adotta senza ritardo le misure ragionevoli per contenere la violazione e attenuarne gli effetti, documenta la violazione e collabora con il Titolare. Fideira non comunica la violazione agli interessati o all'autorità per conto del Titolare senza sua istruzione, salvo obbligo di legge o quando la violazione riguardi anche trattamenti di cui Fideira è titolare.

Art. 13 — Cancellazione o restituzione dei dati

13.1. Alla cancellazione dell'Account del Salone, o 30 giorni dopo la cessazione del contratto per qualsiasi causa, Fideira cancella i dati personali trattati per conto del Titolare (art. 28.3.g GDPR), come descritto agli artt. 8 e 25 delle Condizioni. Durante le tappe dell'art. 8 delle Condizioni il presente Accordo resta in vigore e Fideira continua ad assistere il Titolare nelle richieste degli interessati.

13.2. Fino alla cancellazione il Titolare sceglie se riavere i dati: può scaricarne una copia dalle Impostazioni dell'App o chiederla a privacy@fideira.it, anche dopo la cessazione del contratto. In mancanza di richiesta i dati vengono cancellati. La data di cancellazione è comunicata al Titolare con gli avvisi dell'art. 8 delle Condizioni.

13.3. Le copie di sicurezza (backup) sono sovrascritte secondo il ciclo di conservazione del fornitore del database [VERIFICARE durata dei backup secondo il piano Supabase]; fino ad allora restano protette dalle misure dell'Allegato C e non sono usate per altre finalità.

13.4. Restano salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge e i dati che Fideira tratta come titolare (art. 3.2 e 3.3).

13.5. Le Statistiche anonime (art. 5.6) non sono dati personali e non sono oggetto di cancellazione o restituzione.

Art. 14 — Informazioni e attività di revisione

14.1. Fideira mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR e consente e contribuisce alle attività di revisione, comprese le ispezioni, svolte dal Titolare o da un revisore da esso incaricato (art. 28.3.h GDPR).

14.2. Per tutelare la riservatezza e la sicurezza degli altri saloni, le parti convengono che: a) Fideira risponde in primo luogo con documentazione scritta, inclusa quella dei sub-responsabili (ad esempio certificazioni e rapporti di audit); b) le ispezioni sono richieste con preavviso di almeno 30 giorni, non più di una volta all'anno salvo violazione dei dati o richiesta di un'autorità, durante il normale orario lavorativo, a spese del Titolare, da un revisore vincolato alla riservatezza e senza accesso ai dati di altri saloni.

Art. 15 — Registro dei trattamenti

15.1. Fideira tiene il registro delle categorie di attività di trattamento svolte per conto dei titolari (art. 30.2 GDPR).

Art. 16 — Responsabilità

16.1. Ciascuna parte risponde ai sensi dell'art. 82 GDPR. Nei rapporti tra le parti si applicano le limitazioni di responsabilità e la manleva delle Condizioni (artt. 22 e 23), nei limiti consentiti dalla legge.

Art. 17 — Durata e modifiche

17.1. L'Accordo ha la stessa durata delle Condizioni. Gli obblighi di Fideira sui dati restano in vigore fino alla loro cancellazione o restituzione.

17.2. L'Accordo si modifica con le modalità dell'art. 26 delle Condizioni. Le modifiche ai sub-responsabili seguono l'art. 8.


Allegato A — Descrizione del trattamento

A.1 Natura del trattamento

Raccolta (dall'App, dal Salone o tramite la scansione del codice QR del cliente), registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione (calcolo dei punti e dello stato di visita), invio di comunicazioni per conto del Titolare (notifica in App, push, email), anonimizzazione e aggregazione (art. 5.5), modifica e cancellazione, con strumenti elettronici.

A.2 Finalità

A.3 Categorie di interessati

A.4 Categorie di dati personali

Non sono trattati per conto del Titolare: categorie particolari di dati, dati giudiziari, posizione geografica, rubrica dei contatti, identificativi pubblicitari.

A.5 Durata e conservazione


Allegato B — Sub-responsabili

B.1 Elenco

B.2 Fornitori della moderazione

La moderazione è un trattamento di cui Fideira è titolare (art. 3.2.d). Questi fornitori ricevono il logo, la copertina e il testo delle promozioni del Salone, senza dati dei clienti destinatari; sono elencati per trasparenza, perché i contenuti del Salone transitano presso di loro.

B.3 Fornitori che NON sono sub-responsabili dei dati del Titolare


Allegato C — Misure tecniche e organizzative

C.1 Riservatezza e controllo degli accessi

C.2 Integrità e prevenzione degli abusi

C.3 Minimizzazione e protezione dei contenuti

C.4 Disponibilità e resilienza

C.5 Conservazione e cancellazione

C.6 Registrazione degli eventi

C.7 Gestione degli incidenti

C.8 Misure organizzative

C.9 Anonimizzazione e aggregazione (art. 5.5)